ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES.










Administración de archivos.- Es un conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los Archivos. Es función archivística la gestión de documentos desde su elaboración hasta la eliminación o conservación permanente de acuerdo a su ciclo vital.

Organización documental.- Junto con el organismo nacen los archivos. "Donde quiera que comenzó a gestarse una organización administrativa, ésta trajo consigo la creación de documentos y el archivo los recogió".
La organización de documentos archivísticos, consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones o procedimientos orientados a la clasificación, la ordenación y la signatura o codificación de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original.
Es la forma como se disponen los documentos para su localización y recuperación inmediata de la información.
La Organización Documental comprende: La Clasificación, el Ordenamiento y la Signatura
En la clasificación se identificarán las series documentales y se establecerán criterios uniformes.
Entiéndase por serie documental al conjunto de documentos que tienen características comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por consiguiente son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad.
El ordenamiento de las series documentales se efectuará aplicando el sistema más conveniente para la institución
( numérico, cronológico, alfabético o una combinación de ellos).

Signación.- Signar un documento es un procedimiento en la que se determina un CODIGO que identifique en forma precisa y breve las secciones (unidades orgánicas) y las series documentales.
La Signatura consiste en asignar símbolos particulares a los documentos para su identificación. Dichos símbolos reemplazan a los nombres o títulos, representándolos, lo que permite su inmediata localización.
El código se estructura en base a letras, números o la combinación de ambos. De esta manera se tiene una identificación alfabética, numérica o alfa-numérica

Selección documental.- Es un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales que genera y recibe una entidad para determinar sus períodos de retención, en base a los cuales se formulará el Programa de Control de Documentos.

Conservación  documental.- Mantenimiento del soporte y texto, mediante medidas de preservación y restauración de los documentos de archivo.

Servicio.- Préstamo, consulta, búsqueda, exhibición, reproducción del acervo documental de una institución.

Fondo documental.- Conjunto total de documentos o archivos reunidos por una institución en el ejercicio de sus actividades y funciones.

Sección documental.- Conjunto de documentos procedente de una unidad orgánica o división administrativa importante, que tiene una estructura, funciones y fines conocidos y su cumplimiento determina las series documentales.

Serie documental.- Está constituida por los documentos producidos o recibidos de una oficina o unidad orgánica en cumplimiento en sus funciones, que tienen el mismo tipo documental o se refieren a un mismo asunto, y que son archivados, conservados, utilizados, valorados, transferidos o eliminados como unidad.

Principio de procedencia.- Establece que en la Organización Documental los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otra.
Principio de orden original.- Establece que en una Organización Documental no se debe modificar la organización transferida a un fondo, por una unidad productora en el nivel de archivo correspondiente.

Documentos de valor temporal.- Por su contenido dejan de ser imprescindibles y sin trascendencia. Carecen de valor al cumplirse su fin administrativo, fiscal, contable, legal, administrativo y otros que los originó.

Documentos de valor permanente.- Indispensables para la entidad de origen o para otras entidades.
Ejemplos:
  • Referentes a la protección de los derechos ciudadanos.
  • Los que reflejan la evolución de la entidad(atribuciones, funciones, estructura, procedimientos...).
  • Los que aportan al estudio y la investigación.
Cuadro de clasificación de documentos.- Es un esquema donde se encuentran estructuradas las series documentales de cada unidad orgánica que conforman las secciones de un fondo documental.
Es el resultado de relacionar las clases (series y secciones) entre sí y su ubicación dentro del contexto general.
El Cuadro de Clasificación, se elabora por cada unidad orgánica (sección). Sirve para:
  • Determinar las funciones y actividades de la unidad orgánica.
  • Establecer un esquema de acuerdo a la estructura orgánica.
  • Determinar las series priorizando el asunto que trata.
  • Codificar la sección y la serie en forma correlativa
    Programa de Control de Documentos (PCD) .- Es un documento de gestión archivística que establece las series documentales que produce y recibe una entidad pública precisando el número de años que deben conservarse y los períodos de retención en cada nivel de archivo.









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